Laskutus sujuu mutkattomasti hyvällä yhteistyöllä

Kevät on kiireisintä sesonkia kuljetusalalla, niin myös laskutuksessa. Sekä asiakas että Kaukokiito hyötyvät siitä, että laskutus sujuu mahdollisimman mutkattomasti. Kaukokiidon laskutusosaston vastaava palveluasiantuntija Anu Holstila antaa parhaat vinkit sujuvaan yhteistyöhön.

Yksi tavallisimpia haasteita laskutusvaiheessa on tilauksen virheellinen tai puutteellinen sopimusnumero. Anu nostaakin ykkösasiaksi oikean sopimusnumeron käyttämisen, joka asiakkaan olisi hyvä selvittää jo tilausvaiheessa. Puutteelliset tai virheelliset sopimusnumerot aiheuttavat ylimääräistä selvitystyötä laskutuksessa.

Asiakkaat kysyvät usein lisätietoja laskuun liittyen, esimerkiksi viitteitä, työnumeroita tai yhteyshenkilön nimeä. Kaukokiidon rahtilaskutus on hyvin pitkälti automatisoitua, eli laskuttajat eivät käy erikseen lisäilemässä esimerkiksi viitenumeroita rahtilaskuja varten. Jos asiakas haluaa laskulle näkyviin kuljetukseen liittyvän projekti- tai työnumeron, tai yhteyshenkilön nimen, tai minkä tahansa muun viitetiedon, tilauksen tekijän tulisi lisätä ne jo tilausvaiheessa oikeaan kenttään seuraavasti:

• kun rahdinmaksajana on lähettäjä tai kolmas osapuoli: lähettäjän viite tulostuu laskulle
• kun rahdinmaksajana on vastaanottaja: vastaanottajan viite tulostuu laskulle.

– Kun olet tekemässä kuljetustilausta, olisi todella hyödyllistä selvittää etukäteen, onko vastaanottajalla lähetyksen purkamiseen tarvittavaa purkukalustoa. Lähetettävä tavara voi olla esimerkiksi pituutensa puolesta sellainen, että se vaatii nosturipurkua. On ikävä yllätys rahdinmaksajalle, jos vasta laskutusvaiheessa selviää, että veloitamme rahdin purkamisesta. Kannattaa tutustua Kaukokiidon nettisivuilla Tietopankista löytyvään ohjeistukseen lähetyksen rahdittamisesta. Siitä selviää esimerkiksi, missä tapauksissa kuljettaja voi muuttaa lähetyksen rahdituspainoa, Anu vinkkaa.