Ajankohtaista | Katarina Hellström-Peippo | 10.6.2019

Digitaalinen rahtikirja – pala palalta kohti paperittomuutta

Olemme edenneet paperittomaan toimintaan siirtymisessä koko Kaukokiito-ketjun kattavasti suunnitelmien mukaisesti. Onnistuneen muutoksen taustalla on ensiluokkainen yhteistyö niin liikennöitsijöiden ja terminaalien kuin koko henkilöstönkin kesken. Digitalisaation myötä voimme tarjota entistä tasalaatuisempaa, tarkempaa ja ennen kaikkea aiempaakin laadukkaampaa palvelua asiakkaillemme. 

Paperirahtikirjaton toiminta ei ole ollut Kaukokiidossa vain tämän vuoden projekti, sillä aloitimme pilotoinnin Hollolan terminaalissa jo vuonna 2016. Syksyllä 2018 kehitimme Hollolan kokemusten pohjalta järjestelmiä ja prosesseja paremmin rahtikirjatonta toimintaa tukeviksi ja laajensimme pilotointia uusiin terminaaleihin.

Tällä hetkellä paperirahtikirjaton pilotointi on käynnissä koko Suomen alueella. Ensimmäisessä vaiheessa digitalisoimme ajosuunnittelun ja paikallisjakelun, mikä tarkoittaa sitä, että runkokuljetuksissa rahtikirjat kulkevat yhä paperisina, mutta paikallisjakelussa niistä on suurimmassa osassa terminaaleja luovuttu jo täysin.

– Paperisista rahtikirjoista luopuminen on isoimpia muutoksia, mitä alalla on ollut. Rahtikirjat ovat aina olleet kuljetusprosessissa ja tuotannossa mukana fyysisinä asiakirjoina, mutta nyt ne jäävät kokonaan pois, toteaa kehitysprojektipäällikkö Henri Koort.

Yhteistyöllä tuloksiin

Lähetykset luetaan jokaisessa siirtymävaiheessa M2-mobiililaitteella.

Paperisten rahtikirjojen jääminen pois on ollut organisaatiotasolla valtava muutos, ja sen myötä monen työnkuva ja tehtävät ovat muuttuneet. Ketään ei kuitenkaan ole jätetty muutoksessa yksin, vaan sekä osastojen sisällä että niiden välillä on tehty runsaasti yhteistyötä.

Tiivis yhteistyö on nopeuttanut tavoitteiden saavuttamista.

– Tämä on ollut meille mukava yhteinen haaste, jota olemme yhdessä miettineet ja olleet toistemme tukena, kertoo Kuljetusliike Ilmari Lehtosen laatu- ja kuljetuspäällikkö Jari Pellikka.

Uusien digitaalisten prosessien tulee aivan uudella tavalla tukea työntekijöitä. ICT-tiimi onkin tehnyt tämän osalta ansiokasta työtä kehittäessään tuotannon järjestelmiä. Jotta he pystyisivät toteuttamaan uusia digitaalisia sovelluksia, jotka palvelevat parhaalla mahdollisella tavalla työntekijää, he ovat käyneet tutustumassa moniin eri tehtäviin, mm. olleet kuljettajien matkassa seuraamassa heidän työtään. Tiivis yhteistyö onkin nopeuttanut tavoitteiden saavuttamista.

Digitaalisen rahtikirjan kehitystyössä olemme kuunnelleet myös asiakkaidemme tarpeita. Rahtikirjan digitalisoituminen on merkinnyt sitä, että asiakkaan syöttämien tietojen oikeellisuus on aiempaa tärkeämpää. Väärään kenttään merkityt tiedot eivät enää välity eteenpäin, joten on ensisijaisen tärkeää, että kehitämme lomakkeista ja ohjeistuksista mahdollisimman yksiselitteisiä ja helposti ymmärrettäviä, jolloin asiakas pystyy vaivattomasti syöttämään tiedot oikein.

Nopeammin, varmemmin, tehokkaammin

Digitaalinen rahtikirja pakottaa koko ketjun kaikki toimijat toimimaan yhdessä sovitulla tavalla. Tuotantoprosessin harmonisoiminen tekeekin toiminnasta entistä tasalaatuisempaa, tarkempaa ja ennen kaikkea aiempaakin laadukkaampaa.

Digitaalisuuden myötä saamme lähetyksistä entistä tarkempaa reaaliaikaista tietoa, kun lähetykset luetaan jokaisessa siirtymävaiheessa. Tätä tietoa käytämme niin järjestelmän kuin prosessienkin suunnittelussa ja kehityksessä, ja sen avulla pystymme ennakoimaan myös tulevia prosessivaiheita ja hyödyntämään automaatiota toistuvissa toiminnoissa. Lähetysten aiempaa tarkempi seuranta helpottaa myös ajojärjestelyn ja asiakaspalvelun työtä.

Asiakaspalvelupäällikkö Tanja Ahola

Lähetysten kulku on reaaliaikaisen seurannan ansiosta läpinäkyvää. Asiakaspalvelija näkee järjestelmästä kollikohtaisesti, mitkä kollit on lastattu kuljetukseen ja mitkä ovat mahdollisesti jääneet lastaamatta. Inhimillisiä virheitä pyritään minimoimaan järjestelmän avulla, ja esimerkiksi kuljettajan mobiilipäätteelle tulee varoitus, jos hän on lukemassa kollia, joka ei kuulu kyseiseen kuljetukseen. Myös terminaalissa väärille paikoille eksyneet lähetykset saadaan paikannettua päivittäin tehtävässä FloorCheck-skannauksessa.

Digitaalisuuden myötä saamme lähetyksistä entistä tarkempaa reaaliaikaista tietoa, kun lähetykset luetaan jokaisessa siirtymävaiheessa.

Tieto varaumasta, eli esimerkiksi lähetyksen viivästymisestä tai lähetysvauriosta, on nyt välittömästi saatavilla järjestelmästä. Nämä tiedot näkyvät heti myös asiakkaalle, jos hän on Kaukoputken kirjautunut käyttäjä.

– Paperisen rahtikirjan aikaan piti odotella, että rahtikirja palautuu terminaaliin ja skannataan sähköiseen rahtikirja-arkistoon. Nyt tieto on välittömästi saatavilla, kertoo asiakaspalvelupäällikkö Tanja Ahola.

Poikkeamat tai niiden uhat näkyvät tiedon digitalisoitumisen myötä järjestelmässä aiempaa varhaisemmassa vaiheessa ja paremmin. Niinpä asiakaspalvelussa voidaankin tulevaisuudessa proaktiivisesti korjata tilanne jo ennen poikkeaman muodostumista tai informoida asiakasta poikkeamasta etukäteen.

Asiakkaan on mahdollista seurata lähetyksen kulkua hyvin tarkasti. Kaukoputkeen kirjautunut käyttäjä näkee seurantajärjestelmästä, milloin lähetys on lastattu ja purettu missäkin paikassa. Kirjautumattomalla käyttäjällä näkymä on verkossa suppea, mutta lähetysten seurannan asiakaspalvelusta vastaanottajan on mahdollista saada tarkat tiedot lähetyksensä tilasta. Koska toimitukset yksityishenkilöille ovat lisääntyneet viimeisen vuoden aikana runsaasti, olemme kehittämässä verkkopalvelua, jonka kautta lähetyksen tarkka seuranta verkossa mahdollistuu myös vastaanottajalle.

Jatkuvaa kehitystyötä

Vaikka rahtikirjattomuushanke on jo pitkällä, sekä järjestelmä että prosessit ovat yhä jatkuvan kehitystyön kohteena. Yksi tärkeistä kehityskohteista on jatkuvuussuunnitelma, joka tarkoittaa suunnitelmaa erilaisten ongelmatilanteiden varalta.

– Meillä on suunnitelmat esimerkiksi sähkökatkon, mobiilipäätteen kaatumisen ja tietoliikenneongelmien varalta, Henri kertoo.

Yksi tärkeistä kehityskohteista on jatkuvuussuunnitelma, joka tarkoittaa suunnitelmaa erilaisten ongelmatilanteiden varalta.

Koska rahtikirjattomuus koskee koko alaa, ovat Logistiikkayritysten liiton jäsenyrityksen suunnitelleet yhdessä, mitä standardeja alalla tulisi muuttaa. Yksi suunnitelmissa oleva muutos on kollitarran koon muuttaminen. Muutoksen taustalla on juurikin sähköistyminen: Kun paperisia rahtikirjoja ei ole käsillä, tulee tarvittava tieto olla saatavissa myös ongelmatilanteissa kuten sähkökatkon aikana. Kollitarraan tulisi siis jatkossa sisällyttää enemmän tunnistetietoja kuin siinä nykyisellään on.

Jatkuva järjestelmien ja prosessien kehitystyö on ensiarvoisen tärkeää, jotta voimme jatkossakin palvella asiakkaitamme parhaalla mahdollisella tavalla – laadukkaasti, tehokkaasti ja luotettavasti.