Paperit pilveen – sähköinen kuljetustilaus raivaa tilaa myös arkistokaappiin

Sähköinen kuljetustilaus syrjäyttää pian paperisen kuljetustilauksen kokonaan, sillä sähköisten kuljetustilausten määrä on jo 80 % tilausten määrästä. Vaikka Suomessa ollaan vielä jäljessä Ruotsin vastaavaa 95 % määrästä, niin melkoisesti on kuitenkin kiritty viimeisen viiden vuoden aikana. Sähköisiä tilauksia oli nimittäin vain 40 % koko tilausmäärästä vielä vuonna 2011.

Yhtenäiset prosessit vauhdittavat koko ketjua

Sähköinen tilaaminen yhtenäistää tilauskirjauksia ja standardisoi koko logistiikkaprosessia. Tämä luonnollisesti tarkoittaa, että sekä asiakkaiden että logistiikkayritysten on opittava mahdollisesti jopa ihan uusia kirjaustapoja. Muutos tekee kuitenkin hyvää, sillä samalla voi käydä läpi vaikka yrityksen toimintaprosessit tilausten hoitamisen suhteen. Yrityksellä ei ehkä ole tarvetta tehostaa toimintaansa, mutta prosessin toimivuus on hyvä tarkistaa samalla.

Käsin kirjoitettu rahtikirja voi aiheuttaa väärinkäsityksiä ja sitä kautta myöhästymisiä sekä ylimääräistä työtä. Tilaus- ja lähetystietojen päivittäminen prosessin keskivaiheessa ei onnistu käsin kirjoitettujen dokumenttien kanssa. Sähköistyminen auttaa pitämään kaikki osapuolet kartalla tilauksen statuksesta ja mahdollisista tarvittavista muutoksista reaaliaikaisesti.

Vähemmän virheitä, parempi laatu ja tuotto

Sähköinen tiedonsiirto mahdollistaa kuljetusketjujen ja kuljetusten yhdistelyn, tehokkaan hallinnan, seurannan ja optimointiin. Kuljetussuunnittelija kiittää, kun kuljetuksen täydelliset tiedot ovat käytössä koko kuljetusketjun ajan ja kuljettajat saavat tarvittavat tiedot ja kuljetuskapasiteetin tarvittava määrä voidaan arvioida paremmin.

Manuaalinen työ, ja sen myötä inhimilliset virheet, vähenevät läpi ketjun, kun koodit ovat luettavissa viivakoodilukijalla. Myös kuljetusten ympäristöhaitat vähenevät tilausprosessin tehostuessa. Laskutuksen sähköistyessä myös kirjanpito pysyy ajan tasalla eikä tarvita erillisiä kirjauksia järjestelmään. Kokonaiskustannukset vähenevät tilausprosessien sähköistyessä.

Raportointi voidaan jatkossa sähköistää kokonaan. Loppuasiakkaan näkökulmasta suurin muutos on, että tilaus tehdään sähköisesti sen sijaan, että se tehtäisiin esimerkiksi puhelimitse. Tavaran vastaanottaminen tapahtuu kuten ennenkin, sillä kuljettaja toimittaa tilauksen totutusti sovittuna ajankohtana. Sähköisestä asioinnista on etuja sekä asiakkaalle että kuljetusyritykselle.

Lisää sähköisestä tilauksesta: https://www.youtube.com/watch?v=X5DKuEl9YaQ

Ota käyttöön sähköinen kuljetustilaus: http://kaukoputki.kaukokiito.fi/

Lisätty jälkikäteen: keväällä 2017 sähköisyyden aste Kaukokiidossa oli jo yli 90 %.