Digitaalinen toimitusketju laajenee runkokuljetuksiin

Käynnistimme digitaaliseen rahtikirjaan siirtymisen laajemmassa mittakaavassa tasan vuosi sitten. Lahden terminaalin pilotoinnista saadun kannustavan kokemuksen myötä lähdimme laajentamaan toimintatapaa maltillisesti terminaali ja alue kerrallaan. Matkan varrella keräsimme kokemuksia digitaalisen toimitusketjun eri vaiheista ja kehitimme sekä järjestelmää että toimintatapojamme saamamme palautteen pohjalta käyttäjäystävällisemmäksi niin asiakkaan kuin henkilöstönkin näkökulmasta. Muutos on ollut koko ketjun tasolla suuri, mutta hyvän pohjatyön, mutkattoman yhteistyön ja asiantuntevan henkilöstömme ansiosta se on edennyt suunnitelmien mukaisesti.

Digitaalinen toimitusketju tänään

Vuoden 2019 aikana koulutimme kaikkien terminaaliemme henkilökunnan toimimaan ilman paperisia rahtikirjoja. Koulutukset toteutettiin vaiheittain samalla, kun alueella siirryttiin käyttämään jakelussa digitaalista rahtikirjaa. Paperisten rahtikirjojen tulostaminen ja käsittely päättyy Kaukokiito-ketjussa kokonaan tammikuun loppuun mennessä, kun siirrymme myös runkoliikenteessä täysimittaisesti digitaaliseen toimitusketjuun. Informoimme tarkasta päivämäärästä erikseen lähiaikoina. Aiemmin vain paperiselta rahtikirjalta löytyneet tiedot löytyvät jatkossa digitaalisessa muodossa sähköisestä järjestelmästämme. Vaarallisia aineita sisältävien kuljetusten (VAK) rahtikirjat tarvitaan toistaiseksi edelleen paperisina lähetysten mukaan.

Kaukokiito-ketju on kuluneen vuoden aikana siirtynyt asteittain kohti paperirahtikirjatonta toimitusta yhteistyössä monien muiden alan toimijoiden kanssa. Muutoksen taustalla onkin koko logistiikka-alan yhteinen päämäärä, toimitusketjun sähköistäminen. Logistiikkayritysten Liitto on asettanut tavoitteeksi paperisista rahtikirjoista luopumisen ja siirtymisen sähköiseen toimitusketjuun. Jotta tämä tavoite todella saavutettaisiin, sitä edistämään on perustettu työryhmä. Työryhmässä on mukana toimijoita eri yrityksistä, myös Kaukokiidosta, ja heidän tehtävänään on keskustella yhdessä koko alaan liittyvistä asioista ja sopia yleisistä toimintatavoista, joiden mukaan jäsenyritykset tahoillaan edistävät sähköisen toimitusketjun etenemistä.

–Työryhmässä on todettu, että pakettikuljetuksissa monet yritykset toimivat jo ilman paperidokumentteja. Emme ole löytäneet mitään syytä, miksi kappaletavaran osalta ei voitaisi toimia samoin, Pekka Aaltonen Logistiikka-alan Liitosta kertoo.

Monipuolisempaa palvelua asiakkaalle

Koska asiakkaiden vaatimukset kasvavat kaiken aikaa, myös tiedon täytyy kulkea toimitusketjussa entistä nopeammin ja varmemmin – siis reaaliaikaisesti. Tämä tarjoaa meille uusia mahdollisuuksia kehittää toimintaamme entistä joustavammaksi ja monipuolisemmaksi. Olemme tuottaneet asiakkaillemme aivan uudenlaisia palveluja ja työntekijämme ovat opetelleet uusia toimintatapoja, joiden pitkän tähtäimen tavoitteena on prosessien sujuvoittaminen entisestään.

Reaaliaikainen tiedonkulku tuo meille uusia mahdollisuuksia parantaa palveluamme.

Kuluneen vuoden aikana Kaukoputki-portaalissa on tullut mahdolliseksi aiempaa yksityiskohtaisempi toimitusten seuranta. Otimme jo vuosi sitten tämän toiminnon käyttöön lähetyksen tilaajalle, ja marraskuusta lähtien myös vastaanottajan on ollut mahdollista seurata oman lähetyksensä toimitusta aiempaa tarkemmin, jos tilaus on tehty Kaukoputki-tilausportaalin kautta. Alkuvuodesta vastaanottajan lähetyksen seuranta mahdollistuu myös Consignorin kautta tehdyille tilauksille.

Olemme kuluneiden kuukausien aikana kiinnittäneet huomiota yksityisasiakkaiden käyttäjäkokemuksen parantamiseen. Yksittäisten tilausten seurannan lisäksi yksityisasiakkaan on jatkossa mahdollista kirjautua Kaukoputkeen, jossa hän voi seurata usealta eri toimittajalta saapuvia lähetyksiä yhdessä näkymässä. Kehitämme kaiken aikaa myös avisointipalveluja entistä käyttäjäystävällisempään suuntaan.

Uusilla työkaluilla tehokkuutta

Tavoitteenamme on kehittää toimitusketjuamme jatkuvasti käyttäjäystävällisemmäksi niin, että se toimii parhaalla mahdollisella tavalla niin kuljettajan, ajojärjestelijän, asiakaspalvelijan kuin asiakkaankin näkökulmasta. Tässä kehityksessä reaaliaikainen tieto on avainasemassa. Kun kaikki tieto on ajantasaista, voimme ottaa käyttöön uusia työkaluja, jotka helpottavat mm. kuljetusketjujen suunnittelua. Samalla toimitusvarmuus paranee, kun pystymme reagoimaan mahdollisiin ongelmiin proaktiivisesti varhaisessa vaiheessa ja käyttämään uudenlaisia työkaluja myös virheiden analysointiin.

Samalla toimitusvarmuus paranee, kun pystymme reagoimaan mahdollisiin ongelmiin proaktiivisesti varhaisessa vaiheessa.

Kehitämme jatkuvasti eri järjestelmien toimintavarmuutta sekä paperirahtikirjattoman toiminnan riskianalyysia ja jatkuvuussuunnitelmaa. Samalla pyrimme pääsemään kokonaan eroon paperisista asiakirjoista, jolloin toistaiseksi käytössä olevat paperiset kuormalistat on tarkoitus muuttaa digitaalisiksi helposti mobiililaitteella muokattaviksi ja järjesteltäviksi listoiksi. Olemme myös rakentamassa sähköistä kanavaa, joka mahdollistaa lähetteiden ja muiden dokumenttien toimittamisen sähköisesti lähettäjältä vastaanottajalle.

Digitaalinen toimitusketju on muuttanut työtä ketjun eri tehtävissä monin tavoin. Kokemukset ovat kuitenkin pääsääntöisesti positiivisia nyt, kun suurimmista alkuhaasteista on selvitty ja runkoliikenteen sähköistymisen myötä kahden päällekkäisen järjestelmän käytöstä voidaan luopua.